Qu’est-ce que le dbe s 1 – Registre des bénéficiaires effectifs ?
Le dépôt d’un registre des bénéficiaires effectifs ou RBE est une formalité obligatoire. Il s’impose à tous types de sociétés, en cours de création ou en activité, notamment celles immatriculées au RCIS. On compte entre autre le dbe s 1, dbe s 2,… Cette obligation trouve son fondement dans la loi Sapin II du 9 décembre 2016.
Le Registre des bénéficiaires effectifs
Le RBE consiste en un document servant à identifier les personnes bénéficiant de certaines prérogatives au sein d’une société civile ou commerciale. Il s’agit particulièrement des personnes détenant un pouvoir décisionnel sur les organes clés et qui possède plus de 25 % du capital de la société. Ou encore celles qui exercent un contrôle sur les organes de direction ou de gestion de la société.
Ce registre a été institué dans le but d’instaurer une véritable transparence dans la gestion des affaires d’une société. De plus, il permet de lutter efficace contre la corruption et le blanchiment d’argent. Partant de là, il est fait obligation aux personnes morales, par la directive européenne 2015/849, de tenir un registre des bénéficiaires effectifs. Et de les faire porter auprès des autorités de police ou de renseignement financier lorsqu’elles en font la demande. C’est donc un document obligatoire, pensez y au même titre que le dépôt du statut d’entreprise. A les joies de l’information du dirigeant de société et de son immatriculation par formulaire…
Comment faire la déclaration des bénéficiaires effectifs ?
Cette tâche relève de la compétence du représentant légal. Il est seul habilité à renseigner les informations concernant les bénéficiaires effectifs. Mais comment remplir le dbe s 1, dbe s 2, … ? Ces renseignements sont à inscrire sur 3 différents formulaires :
- Le formulaire DBE S 1
Il s’agit d’un document sur lequel doivent figurer les informations permettant d’identifier la société. Celles-ci doivent comprendre entre autres la dénomination sociale, la forme juridique, l’adresse du siège social, etc. Les informations personnelles du premier comme bénéficiaire effectif et les modalités de son contrôle sur la société doivent également être déterminées.
- Le formulaire DBE S 2
Il doit comporter les renseignements concernant le bénéficiaire effectif supplémentaire et être par la suite ajouté au RBE.
- Formulaire DBE S bis
Celui-ci permet de déterminer les modalités de l’exercice de contrôle du bénéficiaire effectif sur la société. Il n’intervient que lorsqu’il n’est pas question d’une simple détention de capital ou de droits de vote supérieure à 25 %.
Concernant l’identification des bénéficiaires effectifs, pour remplir le formulaire dbe celui-ci doit comporter les éléments suivants :
- Nom
- Prénoms
- Nom d’usage
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Adresse personnelle
- Modalités de contrôle
- Date à laquelle la personne concernée est devenue bénéficiaire effectif
Le dépôt du registre des bénéficiaires effectifs s’effectue auprès du greffe du tribunal de commerce. Sa consultation reste exclusive au représentant légal de la société et aux personnes justifiant d’un intérêt légitime. En plus de ces derniers, il y a les entités déterminées par les articles du Code monétaire et financier et les organismes de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Par ailleurs, toutes les informations à renseigner doivent correspondre aux renseignements contenus sur l’extrait Kbis de la société.
A savoir : Bien que la tendance soit à la dématérialisation des documents de l’entreprise, ce formalité n’est pas encore dispoible en ligne
À qui s’impose la déclaration des bénéficiaires effectifs de la société ?
Il s’agit de celles détenant les formes juridiques suivantes :
- Les sociétés par actions : SAS, SASU, SA, SCA
- Les sociétés commerciales de personnes : SARL, EURL, SNC
- Les sociétés civiles : SCI de tout type (SCI familiale, SCI professionnelle…), SCCV
- Les Groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC)
- Les associations loi 1901 : la déclaration des bénéficiaires effectifs d’une association n’est obligatoire que lorsque cette association est immatriculée.
- Les organismes de placement collectif
Ces entreprises immatriculées au RCS ont l’obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs.
À quel moment procéder au dépôt du formulaire rbe ?
Le dépôt du RBE se fait devant le greffe du tribunal de commerce et obéit à des délais fixés selon deux formalités. En effet, si la déclaration intervient suite à une création d’entreprise. Le dépôt se fait dans les 15 jours suivant l’obtention du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise.
Lorsque la demande se fait suite à une modification des informations initialement déclarées, le délai est de 30 jours. À cet effet, le dépôt du registre des bénéficiaires effectifs s’effectue en suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées.
Quand modifier sa déclaration dbe s 1, s2 ?
Une modification doit être faite dans le cas de tout changement qui a un impact sur le propriétaire enregistré. Il peut s’agir d’un changement de nom de la société, de sa forme juridique ou de l’emplacement du bureau de transfert ; de nouveaux bénéficiaires effectifs qui ont été ajoutés à votre liste par le biais de transactions d’achat/vente d’actions, etc. ; de la perte de cette qualité, entre autres, lorsqu’une personne était précédemment reconnue, mais n’exerce plus de contrôle sur sa société – en bref, tout ce qui affecte la personne identifiée comme “l’investisseur” !
Quels risques en cas d’inobservation du dépôt du RBE ?
La loi prévoit des sanctions en cas de non-dépôt du registre des bénéficiaires effectifs ou de report d’informations fausses ou erronées. De ce fait, tout contrevenant à cette norme obligatoire se voit exposé à une peine de 6 mois d’emprisonnement. Ainsi qu’au paiement d’une peine pécuniaire s’élevant à 7 500 €.
Les formulaires M’BE Sociétés et GIE (association) ont remplacé le formulaire DBE. Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’utilisation de ces nouveaux documents sur infogreffe ou en consultant une note explicative publiée en février 2020
